Sistemas de gestión documental (DMS) frente a sistemas de inteligencia para el sector automovilístico: ¿cuál es la diferencia (y por qué es importante)?

En el sector de la venta minorista de automóviles, términos como «DMS», «Automotive Intelligence» (acuñado por Pinewood.AI), «IA» y «» se utilizan cada vez más de forma conjunta y, en ocasiones, de manera intercambiable. Sin embargo, aunque a simple vista puedan parecer similares, están diseñados para desempeñar funciones muy diferentes.

Para los grupos de concesionarios que deben tomar decisiones tecnológicas a largo plazo, esta distinción es más importante de lo que podría parecer a primera vista. Elegir entre un DMS tradicional y un sistema de inteligencia automovilística ya no es solo una decisión de TI, sino una decisión estratégica que determina cómo opera, crece y compite la empresa.

Este artículo aclara para qué está diseñado cada sistema, en qué aspectos difieren sus capacidades y por qué esa diferencia es cada vez más importante para los concesionarios que se basan en datos.

¿Qué es un DMS?

Un sistema de gestión de concesionarios (DMS) es el software operativo fundamental que ha sustentado las operaciones de los concesionarios durante décadas. El software DMS tradicional para concesionarios de automóviles se creó para actuar como un sistema de registro, inicialmente con un enfoque contable. Ha evolucionado para registrar la actividad operativa, almacenar datos y, con la ayuda de otros sistemas conectados a través de API, tratar de garantizar la coherencia entre las funciones clave del concesionario, entre las que se incluyen la venta de vehículos, las operaciones de servicio y repuestos, la contabilidad, la gestión de inventario y el cumplimiento normativo.

Durante muchos años, esto supuso un gran avance, ya que permitió sustituir muchos procesos en papel por flujos de trabajo digitales y mejorar el control operativo diario.

Los sistemas de gestión de concesionarios siguen desempeñando un papel importante en las operaciones de los concesionarios en la actualidad. Siguen siendo eficaces a la hora de respaldar las actividades principales y mantener la disciplina en los procesos. Sin embargo, la función para la que fueron diseñados difiere fundamentalmente de lo que los concesionarios modernos exigen hoy en día a su tecnología.

¿Qué es la inteligencia automotriz?

El término «Automotive Intelligence» hace referencia a una nueva categoría de sistemas, diseñada para conectar, interpretar y actuar sobre los datos de los concesionarios, y no solo para almacenarlos.

En lugar de funcionar como un sistema de registro independiente, un sistema de inteligencia automovilística opera como un software automovilístico conectado, que recopila datos de todo el ecosistema del concesionario y los convierte en información útil.

Aquí es donde la inteligencia artificial aplicada al sector automovilístico pasa de la teoría a las operaciones cotidianas de los concesionarios. En lugar de algoritmos abstractos o tecnología de «caja negra», la IA se utiliza para automatizar el análisis, identificar patrones y extraer información que permita una toma de decisiones más rápida y acertada.

Los sistemas de inteligencia para el sector de la automoción se basan en los fundamentos del software tradicional de gestión de datos de fabricación (DMS), pero amplían sus capacidades mediante:

• Datos interconectados entre departamentos y sedes
• Automatización de la obtención de información y la elaboración de informes
• Visibilidad en tiempo real del rendimiento
• Análisis predictivo para facilitar la planificación anticipada.

El enfoque pasa de gestionar la actividad a comprenderla, y a utilizar esa comprensión para orientar la actuación.

Las carencias de los sistemas tradicionales de gestión de concesionarios

Las limitaciones de un sistema de gestión documental (DMS) tradicional no se deben a una mala ejecución, sino que se derivan de su diseño.

La mayoría de las plataformas de gestión de datos de concesionarios (DMS) se diseñaron para un modelo operativo más sencillo: concesionarios con una sola sede, menos integraciones y ciclos de decisión más lentos. A medida que los grupos se expanden a múltiples ubicaciones y marcas, y que aumenta el volumen de datos, estos sistemas tienen dificultades para adaptarse.

Entre las limitaciones más comunes se incluyen:

• Dificultad para conectar los datos entre departamentos y sedes
• Información limitada en tiempo real sobre el rendimiento
• Dependencia de la elaboración manual de informes y la conciliación
• Retos a la hora de integrarse con los sistemas digitales modernos y los sistemas de los fabricantes de equipos originales.

Estas limitaciones dificultan que los equipos directivos tengan una visión global de la situación, respondan con rapidez a los cambios o utilicen los datos con la seguridad que desearían. El sistema sigue funcionando, pero su capacidad para respaldar el crecimiento se va reduciendo con el tiempo.

Por qué la inteligencia automovilística cambia la ecuación estratégica

A medida que el sector de la venta minorista de automóviles se vuelve más complejo, la capacidad de convertir los datos en información útil y oportuna se ha convertido en un factor diferenciador frente a la competencia.

Los concesionarios operan actualmente en un entorno marcado por unas expectativas cada vez mayores por parte de los clientes, unos márgenes más ajustados y unas exigencias de integración cada vez mayores entre los fabricantes de equipos originales, los canales digitales y las operaciones de servicio. En este contexto, la tecnología ya no se evalúa por su eficacia a la hora de registrar la actividad, sino por su capacidad para facilitar la toma de mejores decisiones.

Los sistemas de inteligencia para el sector de la automoción cambian el panorama estratégico al:

• Ofrecer una visión única e integrada del negocio
• Fomentar la toma de decisiones proactiva en lugar de la reactiva
• Garantizar la coherencia entre sedes y departamentos
• Ayudamos a los equipos directivos a planificar con confianza.

En lugar de limitarse a respaldar las operaciones de forma aislada, estas plataformas sirven de base para la estrategia de toda la organización.

Elegir la plataforma adecuada para un concesionario basado en datos

Para los grupos de concesionarios que están evaluando sus infraestructuras tecnológicas, la pregunta más importante ya no es «¿Qué sistema gestiona mejor las transacciones?», sino «¿Qué plataforma ayuda a la empresa a pensar y actuar de forma más inteligente?».

Eso significa ir más allá de etiquetas como «DMS» o «IA» y centrarse, en cambio, en los resultados:

• ¿Permite la plataforma conectar los datos de toda la organización?
• ¿Ofrece información en tiempo real, y no solo informes?
• ¿Es capaz de adaptarse a medida que la empresa crece y evoluciona?

Diseñado por expertos del sector automovilístico y perfeccionado gracias a una larga colaboración con concesionarios y fabricantes de equipos originales, demuestra cómo los datos conectados y la inteligencia aplicada pueden facilitar la toma de decisiones en las complejas operaciones de los concesionarios.

Diferentes sistemas, diferentes resultados

Los sistemas de gestión de concesionarios y los sistemas de inteligencia automovilística están diseñados para fines distintos y ofrecen resultados diferentes. A medida que las operaciones de los concesionarios se vuelven más complejas, la capacidad de conectar datos y convertir la información en medidas concretas ya no es opcional.

Pinewood.AI se creó para apoyar este cambio. Al transformar la información en inteligencia, ayuda a los minoristas a obtener la claridad y la confianza necesarias para tomar mejores decisiones, tanto hoy como en los años venideros.

Para los grupos de concesionarios que están reevaluando sus bases tecnológicas, comprender las posibilidades que ofrece la inteligencia automotriz es el siguiente paso lógico.

¿Te gustaría saber cómo quedaría esto en tu concesionario? Ponte en contacto con alguien de nuestro equipo.