PINEWOOD.AI sucht eine/n gut organisierte/n, proaktive/n und anpassungsfähige/n Assistent/in der Geschäftsleitung zur Verstärkung unseres wachsenden Teams. In dieser Funktion sind Sie direkt dem Stabschef unterstellt und unterstützen das gesamte Führungsteam, einschließlich des CEO, umfassend. Sie werden ein wichtiger Partner des Stabschefs sein und dazu beitragen, dass das Büro der Geschäftsleitung reibungslos funktioniert, und dem Führungsteam helfen, in einem sich schnell verändernden, globalen Unternehmen vorbereitet, konzentriert und vernetzt zu bleiben.

Sie fungieren als vertrauenswürdiger Partner und erster Ansprechpartner, der Zeitpläne, Kommunikation und wichtige Prioritäten verwaltet und gleichzeitig Beziehungen innerhalb des Unternehmens aufbaut. Sie müssen ein Gleichgewicht zwischen der Unterstützung einzelner Führungskräfte und der Rolle eines zentralen Ansprechpartners vor Ort finden.

Zu Beginn der Tätigkeit liegt der Schwerpunkt auf der Einführung von Prozessen und dem Aufbau von Vertrauen, da sich das Führungsteam zum ersten Mal an die Zusammenarbeit mit einem EA gewöhnt. Diese Rolle bietet eine fantastische Gelegenheit für jemanden, der gerne Grundlagen schafft, die Initiative ergreift und im Laufe der Zeit mit der Rolle wächst.

Wir suchen jemanden, der schnell arbeitet, lösungsorientiert ist und mit mehreren Prioritäten jonglieren kann. Jemand, der unter Druck ruhig bleibt, schnell starke Beziehungen aufbaut und eine Mischung aus strategischer Unterstützung und praktischen Aufgaben bewältigen kann.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Sie sind direkt dem Stabschef unterstellt und unterstützen ihn bei operativen, administrativen und strategischen Aufgaben, bei der Kalenderverwaltung und der Dokumentation.
• Verwaltung und Pflege des Terminkalenders von Führungskräften, Planung von Besprechungen, Reisevorbereitungen und Veranstaltungen mit proaktivem Zeitmanagement und Prioritätensetzung.
• Sie fungieren als Gatekeeper und Hauptansprechpartner und bearbeiten interne und externe Mitteilungen mit Professionalität und Diskretion.
• Unterstützung der Führungskräfte als deren Augen und Ohren" vor Ort, wenn sie auf Reisen sind, um sie mit den Teams in Verbindung zu halten und auf wichtige Probleme hinzuweisen.
• Vorbereitung von Briefing-Materialien für Sitzungen (Tagesordnungen, Berichte, Präsentationen), wobei auf Genauigkeit und Vollständigkeit zu achten ist.
• Verwaltung von Projekten und Maßnahmen, Verfolgung des Fortschritts und rechtzeitige Bereitstellung von Informationen für Führungskräfte.
• Koordinierung des Onboarding und Offboarding von Führungskräften und Erleichterung reibungsloser Übergänge.
• Unterstützung bei der Verwaltung der Londoner Büroabläufe, der Logistik, der Lieferanten und der Koordinierung, wenn das Büro wächst.
• Teilnahme an Sitzungen, Protokollführung, Weiterverfolgung von Maßnahmen und Sicherstellung der Erfüllung von Aufgaben.
• Behandeln Sie vertrauliche Informationen stets mit Diskretion und Integrität.

Wesentliche Qualifikationen und Fähigkeiten:

• Nachgewiesene Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer leitenden Verwaltungsfunktion zur Unterstützung von C-Suite- oder hochrangigen Führungskräften.
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und ein gutes Zeitmanagement, das es ermöglicht, mit wechselnden Prioritäten ruhig und effizient umzugehen.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, professioneller, klarer und sicherer Umgang mit Menschen auf allen Ebenen.
• Beherrschung von Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); Erfahrung mit Plattformen wie Concur, Teams, Zoom oder CRM-Systemen ist von Vorteil.
• Ein proaktiver Ansatz zur Problemlösung und Entscheidungsfindung, der Bedürfnisse vorwegnimmt und Eigenverantwortung übernimmt.
• Ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit.
• Eine positive, anpassungsfähige Einstellung und die Bereitschaft, die Ärmel hochzukrempeln und zu helfen, wo es nötig ist.
• Sicherer Umgang mit virtuellen und persönlichen Umgebungen.
• Fähigkeit, flexibel zu arbeiten - gelegentliches frühes Aufstehen oder spätes Verlassen des Büros, Reisen nach London und einige internationale Reisen, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

Warum bei PINEWOOD.AI?

Dies ist eine einmalige Gelegenheit, die Funktion des Executive Assistant bei PINEWOOD.AI mitzugestalten und in enger Zusammenarbeit mit dem Chief of Staff die Funktion zu verankern und auszubauen. Du wirst in alle Bereiche eines globalen, innovativen Softwareunternehmens hineinschnuppern und direkten Einfluss auf die Verbesserung der Abläufe und der Kommunikation der Geschäftsführung haben.

Vorteile

• Wettbewerbsfähiges Gehalt je nach Erfahrung
• Bonusregelung
• Aktienprogramm
• Hybrides Arbeiten
• 25 Tage Urlaub plus alle britischen Feiertage
• Lebensversicherung
• Ständige Fortbildung und berufliche Entwicklung
• Kostenloses Fitnessstudio vor Ort (Birmingham)
• Regelmäßige gesellschaftliche Veranstaltungen
• Anerkennung und Auszeichnungen für Mitarbeiter

Über uns

Unsere Geschichte begann vor mehr als 20 Jahren, aber von Anfang an war sie in den spezifischen Bedürfnissen der Automobilbranche verwurzelt. Als Automobilprofis und Technologen wollten wir praktische Technologielösungen entwickeln, die sich an der Arbeitsweise von Automobilunternehmen orientieren und deren Besonderheiten berücksichtigen. PINEWOOD.AI ist eine einzigartige Automotive Intelligence Plattform, die es Kunden aus dem Automobilhandel und OEMs ermöglicht, Wachstum und Rentabilität in jedem Aspekt ihres Geschäfts zu steigern.

Pinewoods Cloud-basiertes, sicheres End-to-End-Ökosystem erschließt den Wert eines jeden Kunden. Unsere Vision ist es, der Full-Service-Technologiepartner zu sein, der Automobilhändlern und OEMs dabei hilft, effizienter zu arbeiten und ihren Umsatz zu steigern, indem sie leichter bessere kommerzielle und geschäftliche Entscheidungen treffen können.