PINEWOOD.AI söker en mycket välorganiserad, proaktiv och anpassningsbar Executive Assistant till vårt växande team. Denna roll rapporterar direkt till stabschefen och ger omfattande stöd till det bredare verkställande ledarskapsteamet, inklusive VD. Du kommer att vara en viktig partner till stabschefen, hjälpa till att hålla det verkställande kontoret igång smidigt och hjälpa ledningsgruppen att hålla sig förberedd, fokuserad och ansluten i ett snabbt föränderligt, globalt företag.

Du kommer att fungera som en pålitlig partner och första kontaktpunkt, hantera scheman, kommunikation och viktiga prioriteringar samtidigt som du bygger relationer inom hela verksamheten. Du kommer att behöva balansera mellan att stödja både enskilda chefer och att vara en central "go-to"-kontakt på fältet.

Rollen kommer att inledas med fokus på att etablera processer och bygga förtroende när ledningsgruppen anpassar sig till att arbeta med en EA för första gången. Den här rollen erbjuder en fantastisk möjlighet för någon som tycker om att lägga grunden, ta initiativ och växa med rollen över tid.

Vi letar efter någon som är snabbfotad, lösningsfokuserad och trygg i att jonglera med flera prioriteringar. Någon som kan behålla lugnet under press, snabbt bygga starka relationer och hantera en blandning av strategiskt stöd och praktiska uppgifter.

Centrala ansvarsområden:

• Rapportera direkt till stabschefen och stödja denne med operativa, administrativa och strategiska uppgifter, kalenderhantering och dokumentation.
• Hantera och underhålla chefernas kalendrar, schemalägga möten, researrangemang och evenemang med proaktiv tidshantering och prioritering.
• Fungera som en gatekeeper och viktig kontaktpunkt och hantera intern och extern kommunikation med professionalism och diskretion.
• Stödja Executive Leadership som deras "ögon och öron" på plats när de reser, hålla dem i kontakt med teamen och flagga för viktiga frågor.
• Förbereda informationsmaterial för möten (dagordningar, rapporter, presentationer) och se till att det är korrekt och fullständigt.
• Hantera projekt och åtgärder, följa upp framsteg och ge uppdateringar i god tid till ledande befattningshavare.
• Samordna onboarding och offboarding av chefer och underlätta smidiga övergångar.
• Hjälpa till med att hantera Londonkontorets verksamhet, stödja logistik, leverantörer och samordning när kontoret växer.
• Delta i möten, föra protokoll, följa upp åtgärder och se till att leveranserna uppfylls.
• Hantera konfidentiell information med diskretion och integritet i alla lägen.

Viktiga kvalifikationer och färdigheter:

• Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant eller i en ledande administrativ roll som stöd för C-suite eller högre chefer.
• Exceptionell förmåga att organisera och hantera tid, kunna jonglera med skiftande prioriteringar på ett lugnt och effektivt sätt.
• Mycket god kommunikationsförmåga, professionell, tydlig och trygg i kontakten med människor på alla nivåer.
• Goda kunskaper i Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); erfarenhet av plattformar som Concur, Teams, Zoom eller CRM-system är ett plus.
• Ett proaktivt förhållningssätt till problemlösning och beslutsfattande, förutse behov och ta ansvar.
• Hög grad av diskretion och sekretess.
• En positiv och anpassningsbar inställning med en vilja att kavla upp ärmarna och hjälpa till där det behövs.
• Förtroende för att hantera både virtuella och fysiska miljöer.
• Förmåga att arbeta flexibelt - ibland tidiga starter eller sena avslutningar, resor till London och vissa internationella resor för att tillgodose affärsbehov.

Varför gå med i PINEWOOD.AI?

Detta är en unik möjlighet att hjälpa till att forma Executive Assistant-funktionen på PINEWOOD.AI, i nära samarbete med stabschefen för att integrera och utveckla rollen. Du kommer att få exponering inom alla områden i ett globalt, innovativt mjukvaruföretag och ha en direkt inverkan på att förbättra verkställande verksamhet och kommunikation.

Fördelar

• Konkurrenskraftig lön baserad på erfarenhet
• Bonusprogram
• Aktieprogram
• Hybridarbete
• 25 dagars semester plus alla brittiska helgdagar
• Livförsäkring
• Löpande utbildning och professionell utveckling
• Gratis gym på plats (Birmingham)
• Regelbundna sociala evenemang
• Erkännanden och utmärkelser till anställda

Om oss

Vår historia började för mer än 20 år sedan, men redan från början har den varit rotad i fordonsindustrins specifika behov. Som yrkesverksamma inom fordonsindustrin och som teknologer ville vi bygga praktiska tekniklösningar som var utformade utifrån hur företag inom fordonsindustrin arbetar och vad som gör dem annorlunda. PINEWOOD.AI är en oöverträffad Automotive Intelligence Platform som gör det möjligt för detaljhandelskunder och OEM-företag att driva tillväxt och lönsamhet genom alla aspekter av sin verksamhet.

Pinewoods molnbaserade, säkra end-to-end-ekosystem frigör värdet hos varje kund. Vår vision är att vara den kompletta teknikpartnern som hjälper bilåterförsäljare och OEM-företag att driva verksamheten mer effektivt och öka intäkterna genom att fatta bättre kommersiella och affärsmässiga beslut på ett enklare sätt.